2. Αναλυτική Παρουσίαση

2.1 Πληροφοριακές πηγές και υλικό

2.1.1. Επέκταση  των υποσυστημάτων και των πηγών της ψηφιακής βιβλιοθήκης

Εξασφάλιση πρόσβασης σε 6.000 ηλεκτρονικά περιοδικά μέσω της Κοινοπραξίας Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (HEAL-Link), χωρίς επιπλέον επιβάρυνση για το Πανεπιστήμιο Κύπρου. Οι 12 εκδότες με τους οποίους έχει υπογραφεί συμφωνία είναι οι παρακάτω (οι αριθμοί στις παρενθέσεις δείχνουν το πλήθος των προσβάσιμων τίτλων) :

1. AMERICAN CHEMICAL SOCIETY (43)

2. AMERICAN INSTITUTE OF PHYSICS (44)

3. BLACKWELL PUBLISHING (582)

4. Elsevier ScienceDirect (1.731)

5. Springer Link (413)

6. MCB (143)

7. Kluwer (761)

8. Institute of Physics (24+)

9. Oxford University Press (154)

10. Wiley InterScience (392)

11. Taylor & Francis (739)

12. Lippincott, Williams & Wilkins (202)

• Με την ολοκλήρωση των συμφωνιών πρόσβασης της HEAL-Link με τους παραπάνω εκδότες (τέλη 2002) συμφωνήθηκε επίσης:

1. Η μετατροπή της πρόσβασης σε ηλεκτρονική μόνον (e-only access) για όλα τα μέλη της Κοινοπραξίας.

2. Η εξασφάλιση «εσαεί πρόσβασης» (perpetual access) στα ηλεκτρονικά τεύχη των πληρωμένων συνδρομών για όλα τα μέλη και μετά την πιθανή διακοπή της συνδρομής στο μέλλον.

3. Η κατοχύρωση του δικαιώματος δημιουργίας ψηφιακού αρχείου για κάθε βιβλιοθήκη μέλος.

4. Η δημιουργία βιβλιοθήκης παρακαταθήκης με την αποστολή στο τέλος κάθε χρόνου μιας πλήρους έντυπης σειράς περιοδικών από κάθε εκδότη στο ΕΚΤ για σκοπούς πιθανού διαδανεισμού στο μέλλον.

5. Η συμμετοχή κάθε μέλους στο κοινοπρακτικό κόστος με βάση ομόφωνα αποδεκτούς δείκτες. Ειδικά για τη συμμετοχή της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κύπρου στο consortium συμφωνήθηκε το 5,5% του κοινοπρακτικού κόστους, το Ποσοστό αυτό αντιστοιχεί στο κόστος των 500 περιοδικών των παραπάνω συμβεβλημένων εκδοτών, στα οποία η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Κύπρου είχε συνδρομές πριν τη συμφωνία. Πρακτικά με το κόστος των 500 περιοδικών οι χρήστες της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κύπρου έχουν πλέον ηλεκτρονική πρόσβαση σε δωδεκαπλάσιο αριθμό τίτλων (6.000).

• Αύξηση του αριθμού των διαθέσιμων από τη βιβλιοθήκη βάσεων δεδομένων σε 100 με τη εξασφάλιση πρόσβασης σε 45 νέες βάσεις δεδομένων (3 ISI Citation Index, 12 OCLC, 30 CSA).

Ειδικά για τις τρεις βάσεις δεδομένων του ISI (Social Science Citation Index, Science Citation Index, Art and Humanities Citation Index) η αρχική προσφορά του ISI ανήρχετο σε 414.000 USD (!) για 3 χρόνια. Μετά τη συνεργασία και την ανταλλαγή πληροφοριών με τους υπεύθυνους της HEAL-Link οι διαπραγματεύσεις με τη HEAL-Link και το ΕΚΤ αφενός και το ISI αφετέρου, κατέληξαν σε ετήσια συνδρομή ύψους 14.000 USD για το σύνολο των τριών βάσεων δεδομένων και άπαξ καταβολή 10.000 USD για τα δεδομένων των προηγούμενων 30 ετών. Αποτέλεσμα: όλοι οι χρήστες της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κύπρου έχουν πρόσβαση στα πλήρη δεδομένα των 30 ετών και στις 3 βάσεις δεδομένων του ISI με το ίδιο κόστος που προηγουμένως είχαν πρόσβαση σε δεδομένα ενός έτους μόνον του Social Science Citation Index.

• Εξασφάλιση ηλεκτρονικής πρόσβασης σε 100+ ερμηνευτικά και βιογραφικά λεξικά, εγκυκλοπαίδειες και άλλα έργα αναφοράς του Oxford Reference Online (ORO).

• Σταδιακή μετατόπιση (20) βάσεων δεδομένων από τοπικά συστήματα δικτύωσης CD-ROM (ULTRANET, ERL) περιορισμένου αριθμού ταυτόχρονων χρηστών σε  πρόσβαση μέσω Internet και απεριόριστο αριθμό ταυτόχρονων χρηστών. Η ραγδαία εξέλιξη των τεχνολογιών πληροφόρησης καθιστά παρωχημένο αυτό που μέχρι πριν 3-4 χρόνια αποτελούσε ίσως αιχμή. Το παράδειγμα των συστημάτων δικτύωσης CD-ROM είναι χαρακτηριστικό. Πριν 2 χρόνια η Βιβλιοθήκη έλυσε το πρόβλημα της πρόσβασης στις τοπικά εγκατεστημένες βάσεις δεδομένων με αυτό τον τρόπο. Η εμφάνιση όμως, ικανού πλέον αριθμού βάσεων δεδομένων και η διάθεση τους μέσω Internet από τους ίδιους τους εκδότες ή παραγωγούς οδηγεί στη μετατόπιση της πρόσβασης μέσα από τους ιστότοπους των εκδοτών. Με τη λύση αυτή εξοικονομούνται πολύτιμες ανθρωποώρες  των τεχνικών της Βιβλιοθήκης που απαιτούνταν για την ενημέρωση (updating) των δεδομένων στους τοπικούς εξυπηρετητές, λύνεται το συχνό φαινόμενο της ενημέρωσης των δεδομένων με μικρές ή μεγάλες καθυστερήσεις, και επιτρέπεται η ταυτόχρονη πρόσβαση από πολλούς χρήστες. Επιπλέον προσφέρονται για αξιοποίηση νέες υπηρεσίες και ευκολίες όπως: σύνδεση αναφορών με αναφερόμενα τεκμήρια (cross reference), σύνδεση σε πλήρη κείμενα ηλεκτρονικών τεκμηρίων μέσω προτύπων (SFX, DOI κλπ), δυνατότητες ένταξης σε ολοκληρωμένα συστήματα πληροφόρησης. Τέλος, τα δεδομένα είναι προσβάσιμα εξ αποστάσεως και από τυφλούς χρήστες σε αντίθεση με τη πλατφόρμα (CITRIX metaframe) στην οποία στηρίζονται οι εφαρμογές τοπικής δικτύωσης CD-ROM και αποτελεί «μαύρο κουτί» για τις υπόλοιπες διαδεδομένες εφαρμογές (browsers).

• Εντοπισμός 200.000 ηλεκτρονικών βιβλίων πλήρους κειμένου κατανεμημένων σε 100 διαδικτυακές νοητές ψηφιακές συλλογές. Ανάρτηση στις ιστοσελίδες της βιβλιοθήκης με σύντομη περιγραφή, στα ελληνικά, του περιεχομένου κάθε συλλογής. Ενδιαφέρον παρουσιάζει η παρουσία Κυπριακών κειμένων (ποίηση) στο διαδίκτυο.

• Δημιουργία δομημένου ευρετηρίου 200+ χρήσιμων συνδέσεων σε διαδικτυακούς τόπους.

2.1.2. Συνέχιση του έργου της αναδρομικής καταλογογράφησης

2.1.3. Επιλογή μεθόδου αναδρομικής καταλογογράφησης

Η έγκριση του προϋπολογισμού του Πανεπιστημίου Κύπρου για το έτος 2001 (Μάρτιος 2001), παρά το γεγονός ότι δεν προέβλεπε αύξηση του βασικού κονδυλίου 402, το οποίο χειρίζεται η Βιβλιοθήκη για απόκτηση βιβλίων, (ήτοι συνδρομές για περιοδικά και βάσεις δεδομένων, βιβλιοδεσία και μεταφορικά), επέτρεψε ωστόσο νομικά τη χρηματοδότηση της καταλογογράφησης από το εν λόγω κονδύλι. Με την σύμφωνη γνώμη των Τμημάτων για μερικό αυτοπεριορισμό στις αγορές υλικού, εξασφαλίστηκαν τα βασικά ποσά για την έναρξη του έργου της αναδρομικής καταλογογράφησης.

Θεωρητικά υπήρχαν δύο εναλλακτικές λύσεις:

α. Προσφυγή σε εξωτερικές υπηρεσίες από οργανισμούς ή εταιρείες,

β. Δημιουργία ομάδας καταλογογράφων από τη Βιβλιοθήκη.

Η πρώτη επιλογή κρίθηκε ανεδαφική για τους παρακάτω λόγους.

• Στην Κύπρο δεν υπάρχουν εταιρίες που διαθέτουν την ανάλογη εμπειρία, εξοπλισμό, προσωπικό, χώρους και οργάνωση. Στην Ελλάδα είναι γνωστή μία εταιρία (ELIDOC).

Η λύση της προσφυγής σε εξωτερικούς οργανισμούς ενδείκνυται κυρίως σε περιπτώσεις ήδη καταλογογραφημένου υλικού, όπου υφίστανται έντυποι δελτιοκατάλογοι. Ουσιαστικά δηλαδή πρόκειται για αναδρομική μετατροπή (retrospective conversion) από έντυπη σε ηλεκτρονική μορφή υπαρχόντων καταλόγων και όχι για εξ αρχής αναδρομική καταλογογράφηση (retrospective cataloguing). Κατά τη διαδικασία αυτή οι έντυποι δελτιοκατάλογοι φωτοτυπούνται (τώρα πλέον  σαρώνονται με scanner σε μορφότυπο εικόνας) και τα αρχεία των εικόνων αποστέλλονται στην έδρα της εταιρίας, όπου πραγματοποιείται η μετατροπή, η οποία συνίσταται στην παραβολή των αποστελλόμενων δεδομένων με διαδικτυακές βάσεις δεδομένων και καταλόγους άλλων βιβλιοθηκών και οργανισμών, στον εντοπισμό των κατάλληλων εγγραφών και στην ενσωμάτωσή τους σε αρχείο (MARC) το οποίο αποστέλλεται στην βιβλιοθήκη-πελάτη (βλ. πρόγραμμα ARGOS/ Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης). Στην περίπτωση της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κύπρου το υλικό είναι ακαταλογογράφητο και άρα δεν υπάρχουν έντυποι δελτιοκατάλογοι για να σταλούν.

Οι εναλλακτικές μέθοδοι που ακολουθούνται σε αυτές τις περιπτώσεις είναι τρεις:

1.  Η αποστολή  στην έδρα της εταιρίας, που θα αναλάμβανε την αναδρομική καταλογογράφηση, «εικόνων» 5-10 σελίδων από κάθε βιβλίο ήτοι: εξώφυλλο, σελίδα τίτλου, σελίδες με πίνακες περιεχομένων, αριθμό γραμμοκώδικα (barcode), κλπ. ώστε να είναι εφικτό ένα αποδεκτό επίπεδο καταλογογράφησης. Όμως στο σύνολο των 170.000 ακαταλογογράφητων βιβλίων του Πανεπιστημίου Κύπρου αντιστοιχούν περίπου  1,5 εκατομμύριο σελίδες φωτοτυπιών (ή σάρωσης)! Για την προετοιμασία αυτού του υλικού, την οργάνωση της αποστολής καθώς και την παραλαβή, τον έλεγχο και την αποδοχή ή απόρριψη των εγγραφών απαιτείται δυσανάλογα μεγάλο κόστος απασχόλησης προσωπικού της βιβλιοθήκης σε σχέση με το αποτέλεσμα. Επιπλέον δεν απομένει τεχνογνωσία στη Βιβλιοθήκη (και στην Κύπρο).

2.  Πρόχειρη καταγραφή των βασικών βιβλιογραφικών στοιχείων σε βάση δεδομένων και αποστολή του πρόχειρου καταλόγου στην εταιρία. Ωστόσο η πρόχειρη καταγραφή συνεπάγεται σημαντικό ποσοστό ασάφειας στην διαδικασία ταύτισης του τεκμηρίου και τα αναμενόμενα αποτελέσματα είναι ανάλογης ποιότητας.

Στο παρελθόν (1997?) είχαν επιχειρηθεί από τη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Κύπρου, ανεπιτυχώς,  οι δύο πρώτες μέθοδοι.

• Είχαν ετοιμαστεί από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης φωτοτυπίες από ικανό αριθμό βιβλίων και εστάλησαν (;) σε κιβώτια για καταλογογράφηση από τη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Κρήτης. Ουδεμία εγγραφή ελήφθη, ενώ αγνοείται η τύχη των φωτοτυπιών.

• Εστάλησαν 23.000 εγγραφές σε μορφή αρχείου Dbase στον Οργανισμό OCLC και αγοράστηκαν αντίστοιχες εγγραφές. Επεστράφησαν 11.000 εγγραφές (αμφιβόλου ποιότητας και πληρότητας). Λόγω της έλλειψης προσωπικού δεν είχε καταστεί δυνατός ούτε ο έλεγχος ούτε η αξιοποίηση τους. Ωστόσο, σήμερα δεν χρειάζεται αγορά εγγραφών αφού αφενός με την διαδικτύωση ικανού πλέον αριθμού βιβλιοθηκών με περιεχόμενο συναφές με αυτό της συλλογής μας (ΗΠΑ, Ελλάδα κ.α. ευρωπαϊκές χώρες, Τουρκία) και αφετέρου με την ενεργοποίηση των κατάλληλων υποπρογραμμάτων του συστήματος της Βιβλιοθήκης (ADVANCE), ένα σημαντικό ποσοστό εγγραφών εντοπίζονται με σχετική ευκολία στο διαδίκτυο και καταβιβάζονται (downloading)  σε μορφότυπο MARC για να εισαχθούν στον κατάλογο αφού προηγουμένως ελεγχθούν προσαρμοστούν και προστεθούν τα τοπικά στοιχεία από τον καταλογογράφο.

3. Η τρίτη εναλλακτική μέθοδος προσφυγής σε εταιρίες καταλογογράφησης αναφέρεται στην εγκατάσταση προσωπικού της εταιρίας στους χώρους της βιβλιοθήκης-πελάτη και εξασφάλιση από τη βιβλιοθήκη του αναγκαίου εξοπλισμού,   βοηθημάτων και δικτύωσης για όλη τη διάρκεια του έργου. Στην περίπτωση αυτή το αναμενόμενο ποιοτικό αποτέλεσμα είναι μεν υψηλό αλλά το οικονομικό κόστος ασύμφορο, αφού πέραν του πραγματικού κόστους αμοιβών του ειδικευμένου προσωπικού που απασχολείται από την εταιρία, προστίθεται και το επιχειρηματικό κέρδος της εταιρίας. Ειδικά στην Κύπρο τέτοιο προσωπικό δεν υπήρχε άρα έπρεπε ή να μεταφερθεί (=επιπρόσθετο κόστος διαμονής) ή να δημιουργηθεί από υπάρχοντες Κυπρίους βιβλιοθηκονόμους.

Για όλους του παραπάνω λόγους απορρίφθηκαν οι μέθοδοι προσφυγής σε εξωτερικούς οργανισμούς ή εταιρίες. Προκρίθηκε η  λύση της δημιουργία ομάδας καταλογογράφων εντός της Βιβλιοθήκης από την ίδια τη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Κύπρου. Τα θετικά σημεία της λύσης αυτής συνοψίζονται στα εξής:

• Ελεγχόμενο επίπεδο ποιότητας εγγραφών, απόλυτη προσαρμογή στις ακολουθούμενες πολιτικές καταλογογράφησης της Βιβλιοθήκης.

• Μείωση του απαιτούμενου χρόνου για την ολοκλήρωση του έργου στα ελάχιστα δυνατά επίπεδα.

• Μείωση του τελικού κόστους στο χρονικό ορίζοντα ολοκλήρωσης του έργου σε επίπεδα κατώτερα εκείνων της προσφυγής σε εταιρίες.

Με την επιλογή αυτής της λύσης, οι αντικειμενικές δυσκολίες που έπρεπε να υπερπηδηθούν ήταν.

•  η εξεύρεση κατάλληλου προσωπικού στην Κύπρο (το εξειδικευμένο σπανίζει) και η συστηματική οργάνωση της εκπαίδευσής του,

•  η εύρεση και διαμόρφωση χώρων (επίσης σπανίζουν) για την εγκατάσταση του προσωπικού στο Πανεπιστήμιο Κύπρου,

•  η έγκαιρη απόκτηση και εγκατάσταση του εξοπλισμού και δικτυωμένων σταθμών εργασίας,

•  η προσαρμογή του και ομαλή αφομοίωση του νέου προσωπικού από την Βιβλιοθήκη.

Χάρις στο συντονισμό του έργου αλλά και την υποστήριξη των Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Κύπρου (Τεχνικές Υπηρεσίες, Υπηρεσία Οικονομικών και Προσωπικού, Κέντρο Ηλεκτρονικών Υπολογιστών) το εγχείρημα ξεκίνησε με απόλυτη επιτυχία σε όλους τους τομείς.

2.1.4.  Στελέχωση ομάδας καταλογογράφησης

Εξασφάλιση και εκπαίδευση νέου προσωπικού για την εκτέλεση του έργου της αναδρομικής καταλογογράφησης.

Η σταδιακή δημιουργία ομάδας 20 έμπειρων καταλογογράφων αποτελεί μέσον και ταυτόχρονα αποτέλεσμα του έργου. Η πρόσληψη νέου προσωπικού έγινε σταδιακά τόσο για λόγους διαθεσιμότητας κατάλληλου προσωπικού, όσο και για λόγους αφομοίωσης στο περιβάλλον της Βιβλιοθήκης και εξασφάλισης χώρων. Για την στελέχωση της ομάδας καταλογογράφων επιλέχθηκαν κατά κανόνα απόφοιτοι Σχολών Βιβλιοθηκονομίας ήτοι από τα ΤΕΙ Αθήνας, από τα ΤΕΙ Θεσσαλονίκης, από το Ιόνιο Πανεπιστήμιο αλλά και 5 Τουρκολόγοι και πτυχιούχοι 2 Κλασσικών σπουδών. Εξ αυτών 3 διαθέτουν μεταπτυχιακό τίτλο (2 master, 1 PHD) και ένας συνεχίζει μεταπτυχιακές σπουδές. Επιπλέον ένα άτομο από το Ειδικό Εκπαιδευτικό προσωπικό του Πανεπιστημίου Κύπρου (Silvia Lamata) προσέφερε αμισθί τις υπηρεσίες της στη Βιβλιοθήκη επί ενάμισι και πλέον χρόνο.

Συνολικά οργανώθηκαν 5 εκπαιδευτικά προγράμματα (2001-2002) διάρκειας 1,5 - 2 μηνών έκαστο για την κατάρτιση των νέων καταλογογράφων. Από πλευράς εκπαιδευομένων απαιτήθηκαν συνολικά 832 ανθρωποημέρες εκπαίδευσης και πρακτικής εξάσκησης. Η εκπαίδευση του προσωπικού περιελάμβανε μεταξύ άλλων:

• Γνωριμία με τη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Κύπρου, ξενάγηση στους χώρους, εισαγωγή στις λειτουργίες και υπηρεσίες της,

• Παρουσίαση και περιήγηση στις ιστοσελίδες της ψηφιακής Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κύπρου ήτοι στον κατάλογο ανοιχτής πρόσβασης OPAC, στις βάσεις δεδομένων στο ULTRANET και στο διαδίκτυο, στα ηλεκτρονικά περιοδικά, στο ευρετήριο των χρήσιμων συνδέσεων κλπ.

• Σύντομη εισαγωγή στα προγράμματα του Microsoft office (word, excell, outlook, PowerPoint),

• Το μορφότυπο UNIMARC, πεδία, δείκτες

• Πρότυπο AACR2,

• Αρχεία καθιερωμένων αποδόσεων (authority files),

• Ταξινομικό Σύστημα LC (Library of Congress),

• Το λογισμικό πρόγραμμα σύστημα ADVANCE,

• Χρήση προτύπου Ζ39.50 και αρχείου εργασίας για εντοπισμό εγγραφών σε καταλόγους βιβλιοθηκών στο διαδίκτυο, αποθήκευση και επεξεργασία,

• Πολιτική καταλογογράφησης της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κύπρου,

• Πρακτική εξάσκηση, δοκιμαστικές εγγραφές σε ποικιλία θεμάτων αντιμετώπιση προβλημάτων καταλογογράφησης,

• Εισαγωγή εγγραφών στο κατάλογο της Βιβλιοθήκης

2.1.5.  Αποτελέσματα καταλογογράφησης έτους 2002:

Καταλογογράφηση 48.501 βιβλίων (44.574 νέες εγγραφές).

Αναδρομική καταλογογράφηση – Νέες εγγραφές ανά Τμήμα και εξάμηνο

2.1.6. Απόκτηση νέων συλλογών

• Αποκτήθηκαν με δωρεά οι σημαντικές συλλογές: Αδαμαντίου Διαμαντή (1630 τόμοι), Peter Loisos, Γιώργου Αναγνωστόπουλου, το αρχείο του Δώρου Άλαστου.

• Ένα 15σέλιδο χειρόγραφο του Νίκου Νικολαΐδη (από κονδύλι της Βιβλιοθήκης για το Τμήμα ΒΝΕ),

• Αγορά όλων των βιβλίων του βιβλιοπωλείου ΕΣΤΙΑ της Λευκωσίας (19.800 τόμοι) (συνεργασία με ΙΣΑ, ΚΦΙ< ΒΝΕ). ΕΣΤΙΑ, 28000 ΛΚ, νέοι τίτλοι,

• Έλεγχος, εκτίμηση και διαπραγματεύσεις για αγορά της βιβλιοθήκης Δημήτρη Δασκαλόπουλου – Μαρίας Στασινοπούλου: πλήρεις συλλογές 154 περιοδικών νεοελληνικής λογοτεχνίας, 8.000 βιβλία (συνεργασία με Τμήμα ΒΝΕ)

• «Κανονικές» αγορές 5500 τίτλων από παραγγελίες Τμημάτων.

2.2  Χώροι

2.2.1 Δημιουργία νέων βιβλιοστασίων

Όπως αναφερόταν και στην προηγούμενη έκθεση ένα από τα βασικά ζητήματα που έχρηζε άμεσης αντιμετώπισης ήταν αυτό της ανεπάρκειας των χώρων τόσο για γραφεία και θέσεις εργασίας του προσωπικού όσο και για νέα βιβλιοστάσια, τα οποία θα «υποδέχονταν» τα νέα καταλογογραφημένα βιβλία και εν γένει έντυπο υλικό. Στον τομέα αυτό προχώρησε η διαμόρφωση υφισταμένων και νέων χώρων για την δημιουργία νέων βιβλιοστασίων καθώς και γραφείων για την εγκατάσταση του νέου προσωπικού.

• Βιβλιοστάσιο Πελεγγάρη:
  Δυναμικότητας 25.000 βιβλίων, με την εγκατάσταση συστήματος κινητών ραφιών αύξηση της δυναμικότητας σε 40.000 βιβλία. Ωστόσο λόγω της μαζικής πλέον παραγωγής καταλογογραφημένων βιβλίων οι δυνατότητες του εν λόγω βιβλιοστασίου εξαντλήθηκαν όπως ακριβώς προβλέφτηκε, σε ένα περίπου 12μηνο από τη δημιουργία του.

• Βιβλιοστάσιο  Αμαράλ 7:
  Τον Μάρτιο 2002 σε συνεννόηση με τις Τεχνικές Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Κύπρου ενοικιάστηκε χώρος 150 τ.μ. στο κτίριο Αμαράλ 7. Μετά τις απαραίτητες διαρρυθμίσεις (κινητά ράφια, δικτύωση κλπ.) χρησιμοποιείται για τη στέγαση και λειτουργία της Τουρκολογικής συλλογής η οποία μεταφέρθηκε (για πολλοστή φορά) από τους χώρους των Λατσιών. Η δυναμικότητα είναι της τάξεως 30.000 τόμων μετά την εγκατάσταση συστήματος κινητών ραφιών. Η επάρκεια του χώρου εκτιμάται μέχρι την οριστική μεταφορά στο νέο Κτίριο της Βιβλιοθήκης στην Πανεπιστημιούπολη. Σημειώνεται η συμμετοχή του Τμήματος Τουρκικών Σπουδών που διέθεσε 20.000 ΛΚ για καταλογογράφηση της συλλογής.

2.2.2.  Στελέχωση παραρτημάτων της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κύπρου

• Η Τουρκολογική βιβλιοθήκη μετά από δέκα χρόνια συνεχών ταλαιπωριών κατόρθωσε να λειτουργεί με πλήρεις υπηρεσίες και πλήρες ωράριο στο χώρο του ισογείου-υπογείου Αμαράλ 7. Διαθέτει μια πλήρως καταλογογραφημένη συλλογή αποτελούμενη από 12.000 βιβλία και ανάλογους τόμους περιοδικών.

• Μερική και ελλιπής κάλυψη αναγκών βιβλιοθήκης Ερευνητικής Μονάδας Αρχαιολογίας. Μια βιβλιοθηκονόμος εργάζεται ως καταλογογράφος στο χώρο της ΕΜΑ αλλά δεν επαρκεί για την κάλυψη πλήρους ωραρίου λειτουργίας. Παρά την αξιοποίηση εργοδοτούμενων φοιτητών συνεχίζονται οι δυσλειτουργίες. Ο διαθέσιμος  χώρος για βιβλιοστάσια στην ΕΜΑ έχει προ πολλού εξαντληθεί. Το γεγονός αποτελεί σημαντικό περιορισμό για την περαιτέρω ανάπτυξη της εν λόγω συλλογής. Ωστόσο η συλλογή αυξάνει συνεχώς από αγορές και δωρεές.

2.3 Νέες Υπηρεσίες-Λειτουργίες

2.3.1. Επέκταση υπηρεσιών ψηφιακής βιβλιοθήκης σε τυφλούς

• Εγκατάσταση 2 σταθμών εργασίας και ενός κλειστού συστήματος τηλεόρασης για τους τυφλούς και άτομα με σοβαρά προβλήματα όρασης.

• Εξασφάλιση υλικού μαθημάτων σε συνεργασία με τα Τμήματα Πληροφορικής, Ξένων Γλωσσών, ΒΝΕ. Δημιουργία ψηφιακού ηχητικού υλικού «Εισαγωγή στην Πληροφορική» μαθημάτων ΠΛΗ001 (πιλοτικό)

• Πιλοτική παραγωγή εναλλακτικών μορφών υλικού με ψηφιοποίηση έντυπου και ακουστικού υλικού (ψηφιακά κείμενα, μεγαλογράμματα, ηχητικό υλικό). Πλήρης κάλυψη ατόμων με προβλήματα όρασης, ελλιπής κάλυψη τυφλών.

• Οργάνωση μαθημάτων εκμάθησης προγραμμάτων σε παραθυρικό περιβάλλον (windows) σε τυφλούς φοιτητές από τυφλό φοιτητή εργοδοτούμενο στη Βιβλιοθήκη.

2.3.2. Εκπαίδευση προσωπικού Βιβλιοθήκης

• Καθιέρωση διαδικασιών συνεχιζόμενης αλληλο-εκπαίδευσης του προσωπικού της Βιβλιοθήκης και προσπάθεια δημιουργία μαθησιακού περιβάλλοντος. Η αντίληψη της Διεύθυνσης της Βιβλιοθήκης για το χαρακτήρα της σύγχρονης βιβλιοθήκης είναι ότι πρόκειται για ένα ζωντανό χώρο, τα δεδομένα και οι δυνατότητες του οποίου μεταβάλλονται συνεχώς τα τελευταία δεκαπέντε χρόνια με ραγδαίους ρυθμούς. Το προσωπικό της βιβλιοθήκης δεν έχει τη δυνατότητα να αγνοεί τις εξελίξεις ή να αδιαφορεί. Ο ρόλος που καλείται να διαδραματίσει άμεσα η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Κύπρου δεν επιτρέπει την παγίωση μιας κακώς εννοούμενης «δημοσιοϋπαλληλικής» νοοτροπίας, ούτε της ψευδαίσθησης ότι τα όποια γνωστικά εφόδια αποκτήθηκαν στο παρελθόν είναι επαρκή για την κάλυψη των πληροφοριακών αναγκών του παρόντος. Η βιβλιοθήκη πρέπει να μετασχηματιστεί γρήγορα σε χρήσιμο αν όχι πολύτιμο συνεργάτη κάθε  χρήστη (ακαδημαϊκού, φοιτητή ή εξωτερικού μέλους). Σε μια προσπάθεια ανατροπής της υπάρχουσας κατάστασης και της δημιουργίας μαθησιακού κλίματος και περιβάλλοντος που θα τροφοδοτεί και θα προωθεί συνεχώς την ανάπτυξη νέων δεξιοτήτων του προσωπικού της Βιβλιοθήκης, πραγματοποιήθηκαν τα παρακάτω. 

2.3.3.  Οργάνωση 30 εσωτερικών σεμιναρίων

• Τον Απρίλιο 2001 άρχισαν εσωτερικά σεμινάρια επιμόρφωσης και ενημέρωσης και συνεχίστηκαν το 2002. Τα σεμινάρια οργανώνονται και προετοιμάζονται εκ περιτροπής από μέλη του προσωπικού και παρακολουθούνται από όλο το προσωπικό της Βιβλιοθήκης. Στόχο έχουν την εξοικείωση του προσωπικού με το περιεχόμενο των πηγών πληροφόρησης και την απόκτηση εκείνων των γνώσεων και δεξιοτήτων που θα τους επιτρέπουν να εκπαιδεύσουν τους χρήστες της Βιβλιοθήκης. Μέχρι σήμερα έχουν διεξαχθεί 30 τέτοια σεμινάρια, κατά τη διάρκεια των οποίων παρουσιάστηκαν τα εξής θέματα:

Πίνακας 4. Εσωτερικά σεμινάρια Προσωπικού

• Πραγματοποίθηκαν επίσης 30 συμμετοχές-αποστολές του προσωπικού της Βιβλιοθήκης σε συνέδρια, σεμινάρια, συναντήσεις εργασίας, παρουσιάσεις εντός και εκτός Κύπρου.

• Ενθάρρυνση συνέχισης των σπουδών του προσωπικού της Βιβλιοθήκης σε επιστήμη πληροφόρησης (1 απόκτηση πτυχίου, 1 υποτροφία του Πανεπιστημίου Κύπρου για εξ αποστάσεως απόκτηση πρώτου πτυχίου, 1 εξ αποστάσεως μεταπτυχιακό).

2.3.4.  Εκπαίδευση Χρηστών

Αν και η υστέρηση σε υπηρεσίες εκπαίδευσης χρηστών ήταν σε επίγνωση της Διεύθυνσης της Βιβλιοθήκης, τούτο επιβεβαιώθηκε και από τα αποτελέσματα της συμμετοχής μας στο πρόγραμμα συγκριτικής αποτίμησης απόδοσης (benchmarking) με τα 5 πανεπιστήμια της ACU.

Με απώτερο στόχο την αντιμετώπιση του πληροφοριακού αναλφαβητισμού των φοιτητών Σχεδιάστηκαν και υλοποιήθηκαν τα παρακάτω.

• Για τις ανάγκες ενημέρωσης των νέων χρηστών (κυρίως πρωτοετών φοιτητών) σχετικά με τις προσφερόμενες υπηρεσίες από τη Βιβλιοθήκη, τις διαθέσιμες πηγές, τους χώρους εξυπηρέτησης και τα παραρτήματα, τους τρόπους ταξιθέτησης, τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των χρηστών,  δημιουργήθηκε ενημερωτική βιντεοταινία διάρκειας 28 λεπτών «Πρώτη γνωριμία με τη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Κύπρου». Η ταινία προβάλλεται σε ενημερωτικά σεμινάρια που οργανώνει η Βιβλιοθήκη, είναι προσβάσιμη μέσω του πανεπιστημιακού δικτύου και παράλληλα διατίθεται σε CD-ROM και DVD έναντι μικρής αμοιβής σε κάθε ενδιαφερόμενο εξωτερικό ή εσωτερικό χρήστη.

• Παράλληλα προχώρησε ο σχεδιασμός ύλης 3 διαφορετικών επιπέδων εκπαιδευτικών σεμιναρίων για τη χρήση των πηγών της βιβλιοθήκης (ΣΕΜΒΙΒ-1, ΣΕΜΒΙΒ2, ΣΕΜΒΙΒ-3)

• Η Βιβλιοθήκη άρχισε το 2002 τακτικά και συστηματικά σεμινάρια σε όλους τους χρήστες της. Πραγματοποιήθηκαν 7 σεμινάρια (ΣΕΜΒΙΒ-1) σε 120 προπτυχιακούς και 15 μεταπτυχιακούς φοιτητές.

• Οι εξωτερικοί χρήστες μπορούν να τα παρακολουθήσουν με τις ίδιες προϋποθέσεις που ισχύουν και για τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας. Μετά τη παγιοποίηση των σεμιναρίων σε πρωτοετείς και άλλους φοιτητές, προγραμματίζεται το άνοιγμα των σεμιναρίων και σε εξωτερικούς χρήστες.

2.4 Εγκατάσταση και λειτουργία αυτοματισμών

• Εγκατάσταση συστήματος έκδοσης ταυτοτήτων μελών Βιβλιοθήκης.Έκδοση 1150 ταυτοτήτων Βιβλιοθήκης (όλοι οι πρωτοετείς φοιτητές, οι νέοι μεταπτυχιακοί και οι νέοι χρήστες).

• Εγκατάσταση κερματοδέκτη στη Κεντρική Βιβλιοθήκη για αυτόματη πίστωση μονάδων των νέων ταυτοτήτων και χρήση τους στις φωτοτυπικές της Βιβλιοθήκης.

• Παραγγελία και εγκατάσταση συστήματος αυτόματου δανεισμού βιβλίων και οπτικού υλικού στην Κεντρική Βιβλιοθήκη.

• Εγκατάσταση καρτών επαναφοράς τυποποιημένων ρυθμίσεων στους κοινόχρηστους υπολογιστές

2.5. Οργάνωση εσωτερικών λειτουργιών

• Έναρξη καταγραφής διαδικασιών στο πλαίσιο του προγράμματος εξασφάλισης ολικής ποιότητας του Πανεπιστημίου.

• Έναρξη καταγραφής δεικτών και στατιστικών.

• Συμμετοχή σε πρόγραμμα συγκριτικής αποτίμησης απόδοσης (benchmarking) με 5 ακόμη πανεπιστήμια του ACU (Association of Commonwealth Universities). Έλεγχος τιμών και οικονομικών εκκρεμοτήτων

• Οργάνωση παραλαβών και δωρεών.

• Διαδικασίες καταγραφής χρήσης και αποτίμηση της αξιοποίησης του υλικού και των πηγών της Βιβλιοθήκης

• Συστηματική καταγραφή παλαιών (και τρεχουσών) απαιτήσεων από προμηθευτές (περιοδικών και βάσεων δεδομένων). Οργανώθηκε σύστημα παρακολούθησης και λεπτομερούς ελέγχου των οικονομικών στοιχείων που αφορούν τις συνδρομές περιοδικών σε όλο το φάσμα των διαδικασιών που ακολουθούνται ήτοι: αποστολή καταλόγων για προσφορές, έλεγχος και σύγκριση τιμών μεταξύ προσφοροδοτών, σύγκριση τιμολογίων-προσφορών, εντοπισμός επιπρόσθετων τιμολογήσεων και διπλοτιμολογήσεων, σύγκριση με τρέχουσες τιμές εκδοτών από τις ιστοσελίδες τους, έκδοση πιστωτικών για ακυρώσεις συνδρομών κλπ.  Από τον έλεγχο που έγινε στις τιμές των τιμολογίων και την αντιπαραβολή με τιμές προσφοράς και τιμές εκδοτών εντοπίστηκαν διαφορές. Τα ευρήματα εστάλησαν στην προμηθεύτρια εταιρία (SWETS-Blackwell). Εξασφαλίστηκαν  πιστωτικά σημειώματα ύψους 30.000 ΛΚ.

2.6. Προσφορά στην κοινωνία, σχέσεις με τρίτους

2.6.1. Συμμετοχή σε εξωτερικά και εσωτερικά προγράμματα.

• Πιλοτικό Πρόγραμμα «Δημιουργίας Ψηφιακού Αρχείου Προφορικής Ιστορίας» του Κέντρου Επιστημονικών Ερευνών.

Κατά τη διάρκεια των τελευταίων 20 χρόνων δημιουργήθηκε και συντηρείται από το Κέντρο Επιστημονικών Ερευνών (ΚΕΕ) του Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού της Κύπρου, Αρχείο Προφορικής Ιστορίας. Το Αρχείο αποτελείται από επιμέρους αρχεία. Ιδιαίτερο ερευνητικό ενδιαφέρον παρουσιάζουν τρία από αυτά.

• Αρχείο Προφορικής Παράδοσης

• Λαογραφικό αρχείο,

• Αρχείο Παλαιών Πολεμιστών

Στα αρχεία περιλαμβάνεται υλικό διαφορετικών ειδών: έντυπο, φωτογραφικό, χαρακτικά, οπτικογραφημένο (video),  αλλά κυρίως ηχητικό υλικό. Το ηχητικό υλικό περιλαμβάνει 6500 ηχοκασέτες με ισάριθμο αριθμό ωρών ηχογραφημένων αφηγήσεων-συνεντεύξεων ανθρώπων που γεννήθηκαν μεταξύ 1880-1910. Η πλειονότητα των πληροφορητών προέρχεται από πρόσφυγες από τα κατεχόμενα μέρη της Κύπρου, οι οποίοι μετά την εισβολή του 1974 κατέφυγαν και εγκαταστάθηκαν στις ελεύθερες περιοχές.

Στις αρχές του 2002 η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Κύπρου υπέβαλε στο ΚΕΕ πρόταση για τη δημιουργία συστήματος ψηφιακής βιβλιοθήκης, για τη συντήρηση και αξιοποίηση του αρχείου. Το Δεκέμβρη του 2002 παραδόθηκε το περιβάλλον ηλεκτρονικής λειτουργίας του Αρχείου με 100 ενδεικτικές-αντιπροσωπευτικές εγγραφές του αρχείου. Το περιβάλλον που επιλέχθηκε είναι το ΑΒΕΚΤ 5 λόγω της τήρησης όλων των προτύπων που απαιτούνται (Z39.50, UNIMARC, UNICODE, κλπ.). Όλα τα διαθέσιμα στοιχεία καταγράφονται στα αντίστοιχα και προβλεπόμενα από το UNIMARC πεδία και συμπληρώνεται στο πεδίο 856 (απομακρυσμένη τοποθεσία στο διαδίκτυο) η διεύθυνση του ηχητικού υλικού το οποίο ψηφιοποιείται σε MP3. Ιδιαίτερης αξίας είναι επίσης η ελαχιστοποίηση του χρόνου που απαιτείται για την εύρεση συγκεκριμένου σημείου της αφήγησης αφού η θέση του σημείου είναι εντοπίσιμη και μετακίνηση στον ψηφιοποιημένο ήχο  είναι άμεση και δεν απαιτείται σειριακή ακρόαση όλου του περιεχομένου της ηχοκασέτας.

Ετοιμάστηκε πρόταση για την χρηματοδότηση της ολοκλήρωσης του έργου και υποβλήθηκε στο ΥΠΠΟ. Με την ανάδειξη του Αρχείου αναμένεται να επεκταθεί η συλλογή συνεντεύξεων και από εναπομείναντα εκτός Αρχείου χωριά της Κύπρου. Τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας του αρχείου ανήκουν στο ΚΕΕ, το οποίο έχει το λόγο για την υιοθέτηση πολιτικής διάθεσης και πρόσβασης του αρχείου από το διαδίκτυο.

• Συμμετοχή σε εργαστήριο του Ευρωπαϊκού προγράμματος γλωσσικής τεχνολογίας EUROMAP.

• ΥΠΕΞ, υποβολή πρότασης για οργάνωση της βιβλιοθήκης του.

• Πιλοτική ανάπτυξη εφαρμογής Ζ39.50 για web-OPAC (συνεργασία με Τμήμα Πληροφορικής)

2.6.2  Συμβολή στην ανάπτυξη και συνεργασία των Κυπριακών Βιβλιοθηκών

• Διοργάνωση εκπαιδευτικού σεμιναρίου χρήσης του συστήματος Αυτοματοποίησης Βιβλιοθηκών ΑΒΕΚΤ 5, στο προσωπικό κυπριακών Βιβλιοθηκών σε συνεργασία με το Γραφείο Προγραμματισμού και τις Πολιτιστικές Υπηρεσίες του ΥΠΠΟ.

• Εγκατάσταση 5 καταλόγων ανοιχτής πρόσβασης (OPACs) Κυπριακών Βιβλιοθηκών σε ΑΒΕΚΤ server Z39.50 στη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Κύπρου.

• Υποστήριξη και συμβολή στην ανάπτυξη και συνεργασία των Κυπριακών Βιβλιοθηκών (Κυπριακή Βιβλιοθήκη, Ίδρυμα Μακαρίου, Πολιτιστικό ίδρυμα Τραπέζης Κύπρου, Δημοτική Στροβόλου, Δημοτική Λακατάμιας, Κυπριακό Μουσείο Θεάτρου (Λεμεσός), ΚΟΤ, ΑΤΙ, νέο Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο).

2.6.3 Οικονομική συμφωνία για την αποδοχή της παραλαβής συστήματος Διαχείρισης Βιβλιοθήκης ADVANCE

• Συμφωνία για οριστική αποδοχή του συστήματος και περικοπή 17.200 ΛΚ από το συνολικό ποσό του συμβολαίου.

2.6.4. Προβολή του έργου της Βιβλιοθήκης

• Ανακοίνωση στο 11^ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών από το Διευθυντή Βιβλιοθήκης με τίτλο «Άνοιγμα της Ακαδημαϊκής Βιβλιοθήκης στην τοπική κοινωνία ή προετοιμασία ενόψει της Κοινωνίας των Πληροφοριών; Η περίπτωση της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κύπρου».

• Η παρουσίαση των παραδοτέων της πρώτης φάσης του έργου «Δημιουργίας Ψηφιακού Αρχείου Προφορικής Ιστορίας» του Κέντρου Επιστημονικών Ερευνών. πραγματοποιήθηκε το Νοέμβρη 2002 σε συνέντευξη τύπου με προσκαλεσμένα τα ΜΜΕ, παρουσία των ΥΠΠΟ, πρύτανη και αντιπρύτανη, Διευθυντή ΥΠΠΟ, Διευθυντή ΚΕΕ, Διευθυντή Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κύπρου.

• Διοργάνωση με τη Φιλοσοφική Σχολή ομιλίας και παράλληλης έκθεσης πινάκων του Αδαμαντίου Διαμαντή στο πλαίσιο της σειράς ετήσιων εκδηλώσεων εις μνήμη του ζωγράφου.

• Συνεντεύξεις σε ραδιόφωνο ΡΙΚ, εφημερίδες.

• Εγκαίνια  «Έκθεσης Παλαιών και Σπάνιων Βιβλίων» Αγρού 15 Ιουνίου 2002

2.7. Εκκρεμότητες – Προβλήματα

• Έλλειψη προσωπικού  (θεματικών βιβλιοθηκονόμων οικονομικών-κοινωνικών και θετικών επιστημών, πληροφορικών για εφαρμογές, μεταφορέων για απομακρυσμένα βιβλιοστάσια).

• Έλλειψη κινήτρων για εξέλιξη υπάρχοντος προσωπικού αναλόγως ικανοτήτων και απόδοσης.

• Εξεύρεση χώρων βιβλιοστασίων μέχρι οριστικής μεταφοράς στο νέο κτίριο της Βιβλιοθήκης στην Πανεπιστημιούπολη.