ENGLISH | FRANÇAIS
ΑΡΧΙΚΗ | ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΥΠΡΟΥ | ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ | ΕΥΡΕΤΗΡΙΟ Α-Ω | ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

Ο ΦΙΛΕΛΕΥΘΕΡΟΣ Κυριακή 21 Μαρτίου 2010, σ. 37

Ιδού η αξιολόγηση της Βιβλιοθήκης

Ποια είναι τα ατού της και ποια σημεία χρήζουν βελτίωσης σ’ αυτήν την υπηρεσία του Πανεπιστημίου Κύπρου

Με την Ευαγγελία Σιζοπούλου

Την περασμένη Κυριακή στη στήλη φιλοξενήθηκε συνέντευξη του διευθυντή της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κύπρου Φίλιππου Τσιμπόγλου, με αφορμή τη σημαντική διάκριση Ε FQ Μ που έλαβε η Βιβλιοθήκη. Μια αναγνώριση για επιχειρηματική αριστεία. Στη συνέντευξη ο κ. Τσιμπόγλου ανέφερε, μεταξύ άλλων, τα εννέα κριτήρια που περιλαμβάνονται στο μοντέλο διοίκησης, τα οποία πέρασαν από το… κόσκινο των αξιολογητών και τα οποία έκριναν το αποτέλεσμα. Σήμερα δημοσιεύουμε σημεία της έκθεσης των αξιολογητών, στην οποία καταγράφονται τα δυνατά σημεία της Βιβλιοθήκης σε κάθε κριτήριο από τα εννέα που περιλαμβάνονται στο μοντέλο διοίκησής της, αλλά και τα σημεία εκείνα που χρήζουν βελτίωσης.

1. Αρχηγεία

Δυνατά σημεία:

  • Η Βιβλιοθήκη ευθυγραμμίζεται πλήρως με το όραμα, την αποστολή και τις αξίες του πανεπιστημίου.
  • Ο διευθυντής με το Συμβούλιο Στελεχών ενεργούν ως πρότυπα και είναι ενθουσιώδεις προς τις αρχές Αριστείας.
  • Η ενεργή συμμετοχή όλων των στελεχών της Βιβλιοθήκης στην προετοιμασία του προγράμματος Αριστείας R 4ΕΕ FQ Μ.
  • Ο διευθυντής με το Συμβούλιο Στελεχών καθοδηγεί την ανάπτυξη εξωστρεφούς συμπεριφοράς με φοιτητές και άλλους εξωτερικούς συνεργάτες με σκοπό την ενδυνάμωση των αποτελεσμάτων της.
  • Ο διευθυντής επικοινωνεί προσωπικά και με συστηματικό τρόπο με το σύνολο του προσωπικού, με σκοπό τη διάδοση, ανάλυση και κατανόηση των στόχων της.
  • Ο διευθυντής ενθαρρύνει τη συμμετοχή σχεδόν του συνόλου του προσωπικού της σε δραστηριότητες βελτίωσης, σε σημαντικά έργα και σε εκπαιδευτικά προγράμματα.

Σημεία προς βελτίωση:

  • Προετοιμασία των στελεχών και η κατάσταση διαδοχής.
  • Περιορισμένη περίοδος εφαρμογής και μέτρησης αποτελεσματικότητας του νέου
  • οργανογράμματος.
  • Πλάνο δράσης για τη στελέχωση των τομέων του νέου Οργανογράμματος της Βιβλιοθήκης.
  • Συστηματική αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της ηγετικής της ομάδας.

2. Πολιτική και Στρατηγική

Δυνατά σημεία:

  • Η διαμόρφωση της στρατηγικής της βασίζεται στην παρακολούθηση και ανάλυση του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντός της,
  • Τα στοιχεία που συλλέγονται από τα εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον αναλύονται και λαμβάνονται αποφάσεις για υιοθέτηση νέων στρατηγικών κατευθύνσεων,
  • Η Στρατηγική της είναι εναρμονισμένη πλήρως με αυτήν του πανεπιστημίου,
  • Η Στρατηγική της τεκμηριώνεται μέσω σαφών κατευθύνσεων προς τους τομείς και τα γραφεία δράσης της.

Σημεία προς βελτίωση:

  • Καθορισμός κρίσιμων δεικτών απόδοσης για στρατηγικές κατευθύνσεις και προγράμματα των τομέων και γραφείων της,
  • Διασύνδεση της Στρατηγικής και των σχετικών στόχων απόδοσης με τις κρίσιμες διεργασίες της,
  • Εξειδίκευση των στόχων της σε ατομικό και ομαδικό επίπεδο και η επικοινωνία τους προς το σύνολο του προσωπικού,
  • Τεκμηρίωση πολιτικών για τις κρίσιμες διεργασίες της.

3. Ανθρώπινο Δυναμικό

Δυνατά σημεία:

  • Το σύστημα αξιολόγησης 360ό, που έχει σχεδιαστεί ως μια ολοκληρωμένη διαδικασία πολλαπλής ανατροφοδότησης του συνόλου των εργαζομένων,
  • Οι έρευνες απόψεων προσωπικού σε συνέχεια εφαρμογής του προγράμματος Αριστείας, στις οποίες το ποσοστό συμμετοχής είναι υψηλό συγκριτικά με άλλες υπηρεσίες,
  • Η παροχή στο προσωπικό της ευκαιριών για επιμόρφωση,
  • Μηχανισμοί αμφίδρομης επικοινωνίας μεταξύ Διοίκησης και προσωπικού έχουν αναπτυχθεί,
  • Μέριμνα για τη φροντίδα του προσωπικού,
  • Εισαγωγική εκπαίδευση που περιλαμβάνει περιήγηση σε όλα τα γραφεία για μία εβδομάδα.

Σημεία προς βελτίωση:

  • Τεκμηριωμένες πολιτικές σε θέματα και υπάρχουσες πρακτικές ανθρώπινου δυναμικού,
  • Παρότι έχει αναπτυχθεί ένα νέο, πολυδιάστατο και με καλές προϋποθέσεις σύστημα αξιολόγησης 360ό, εντούτοις δεν έχει θεσμοθετηθεί πλήρως,
  • Τα αποτελέσματα των ερευνών ικανοποίησης προσωπικού και η διασύνδεσή τους με την ανάπτυξη σχετικών προγραμμάτων δράσης.

4. Συνεργασίες και πόροι

Δυνατά σημεία:

  • Ύπαρξη πράσινων προγραμμάτων τεχνολογίας και χρήσης εξοπλισμού.
  • Μετάβαση σε εφαρμογές ιστού για την κάλυψη αναγκών πρόσβασης ακόμα και σε απομακρυσμένες περιοχές.
  • Η διαμόρφωση μακροχρόνιων στρατηγικών συνεργασιών επιτυγχάνει τη συνεχή ενδυνάμωση της θέσης της Βιβλιοθήκης.
  • Διαχείριση οικονομικών πόρων μέσω ετήσιου προϋπολογισμού.

Σημεία προς βελτίωση:

  • Θεσμοθέτηση και ενημέρωση του πανεπιστημίου για την υλοποίηση των πράσινων προγραμμάτων τεχνολογίας.
  • Ανάπτυξη πολιτικών προκειμένου να διασφαλισθεί η εγκυρότητα, η ακεραιότητα και η ασφάλεια πληροφοριών της Βιβλιοθήκης, σε ευθυγράμμιση με τις Πολιτικές Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων του πανεπιστημίου.

5. Διαδικασίες

  • Χαρτογράφηση του δικτύου πληροφοριακών συστημάτων της.

Δυνατά σημεία:

  • Εφαρμογή συστημάτων και προτύπων σχετικά με τη δραστηριότητά της. ?Καθιέρωση διεξαγωγής συστηματικής έρευνας ικανοποίησης χρηστών σε ετήσια βάση μέσω του μοντέλου L ΙΒ QU Α L .
  • Ανάλυση των αποτελεσμάτων της έρευνας ικανοποίησης χρηστών με ανάλυση και κατηγοριοποίηση αυτών.

Σημεία προς βελτίωση:

  • Τρόπος καθορισμού των κύριων διεργασιών. ?Τεκμηριωμένος τρόπος συσχέτισης των στόχων και των διεργασιών της.
  • Δομημένος και συστηματικός τρόπος προγραμματισμού, υλοποίησης και παρακολούθησης των έργων που αναλαμβάνει δεν τεκμηριώνεται πλήρως.
  • Αναθεώρηση της αποτελεσματικότητας του συστήματος των κρίσιμων διεργασιών και πώς αυτό εξυπηρετεί τη Στρατηγική και Πολιτική της.

6. Αποτελέσματα πελατών

Δυνατά σημεία:

  • Ύπαρξη θετικών αποτελεσμάτων από έρευνα ικανοποίησης του 2008.
  • Θετική αξιολόγηση σχετικά με τη «γενική εντύπωση των μαθημάτων» από τους χρήστες και τη «συμπεριφορά και την απόδοση εκπαιδευτών».

Σημεία προς βελτίωση:

  • Έλλειψη τεκμηριωμένης στοχοθέτησης για αποτελέσματα που παρουσιάζονται και αφορούν μετρήσεις σχετικά με την «ικανοποίηση από την εξυπηρέτηση» και «ικανοποίηση από την τοποθεσία παραρτήματος» εκ μέρους των χρηστών.
  • Έλλειψη συγκριτικών δεδομένων μέτρησης σχετικά με γραφήματα και σχετικές μετρήσεις αντίληψης με άλλες βιβλιοθήκες.
  • Περιορισμένα αποτελέσματα που δεν διευκολύνουν τη δημιουργία τάσεων και την εξαγωγή αξιόπιστων συμπερασμάτων.

Δυνατά σημεία:

7. Αποτελέσματα εργαζομένων

  • Τα αποτελέσματα που σχετίζονται με την αντίληψη του προσωπικού της Βιβλιοθήκης προέρχονται από σχετικές έρευνες ικανοποίησης.
  • Τα αποτελέσματα της έρευνας ικανοποίησης του προσωπικού έχουν στοχοθετηθεί και για τα τρία έτη εφαρμογής της.
  • Η τάση των αποτελεσμάτων, που σχετίζονται με την απόδοση της Βιβλιοθήκης σε θέματα προσωπικού είναι θετική.

Σημεία προς βελτίωση:

  • Τα αποτελέσματα των δεικτών αντίληψης και απόδοσης της Βιβλιοθήκης σε θέματα προσωπικού δεν συγκρίνονται με αντίστοιχα αποτελέσματα άλλων, ομοειδών οργανισμών.
  • Η διασύνδεση των αποτελεσμάτων της σε θέματα προσωπικού με συγκεκριμένες προσεγγίσεις που τα προκάλεσαν δεν έχει ωριμάσει, ώστε να δίνει αξιόπιστα και ολοκληρωμένα προγράμματα βελτίωσης.
  • Δεν είναι ορατή στο προσωπικό η βελτίωση ως αποτέλεσμα της έρευνας ικανοποίησης.
  • Τεκμηριωμένη τμηματοποίηση των αποτελεσμάτων σχετικά με το προσωπικό σε σχέση και με την ανάληψη δράσεων βελτίωσης.

8. Αποτελέσματα κοινωνίας

Δυνατά σημεία:

  • Η μέτρηση της αντίληψης των χρηστών της για τη χρησιμότητα των υπηρεσιών της, που έγινε μέσω έρευνας για την εικόνα του πανεπιστημίου στην κοινωνία το 2008, αποτύπωσε θετικά στοιχεία,
  • Από το 2008 η Βιβλιοθήκη ξεκίνησε τη συστηματική καταγραφή των ευχαριστήριων επιστολών από τους εσωτερικούς και εξωτερικούς χρήστες της.

Σημεία προς βελτίωση:

  • Η σύγκριση των παρουσιαζόμενων αποτελεσμάτων των δεικτών αντίληψης και απόδοσης της Βιβλιοθήκης σε θέματα κοινωνίας με αντίστοιχα αποτελέσματα άλλων, ομοειδών οργανισμών.
  • Η σύνδεση των παρουσιαζόμενων αποτελεσμάτων αντίληψης και απόδοσης της Βιβλιοθήκης σε θέματα κοινωνίας με συγκεκριμένες προσεγγίσεις που τα προκάλεσαν.
  • Το εύρος των επιλεγμένων δεικτών αντίληψης και απόδοσής της σε θέματα κοινωνίας είναι περιορισμένο.

9. Αποτελέσματα απόδοσης

Δυνατά σημεία:

  • Θετική τάση και καλά αποτελέσματα στις περισσότερες από τις μετρήσεις των δεικτών που περιγράφονται στα Κύρια Αποτελέσματα Απόδοσης,
  • Πλήρης κάλυψη του βασικού δείκτη της Βιβλιοθήκης για 100% απορροφητικότητα του προϋπολογισμού,
  • Αυξημένος αριθμός βιβλίων στη συλλογή της Βιβλιοθήκης σε σχέση με τα προηγούμενα χρόνια, αλλά και σε σχέση με άλλες Βιβλιοθήκες.

Σημεία προς βελτίωση:

  • Η εύρεση τρόπων χρηματοδότησης από άλλες πηγές και μείωση της εξάρτησης από τον κρατικό προϋπολογισμό.
  • Η στοχοθεσία για τα περισσότερα από τα κύρια αποτελέσματα απόδοσης.
  • Η χρήση δεδομένων συγκριτικής αξιολόγησης όσον αφορά κρίσιμα αποτελέσματα απόδοσης.
  • Το εύρος της επιλογής των δεικτών μέτρησης απόδοσής της.